根据上海国际茶文化节组委会和闸北区委、区政府领导的要求，自2008年8月下旬开始，茶文化节组委会办公室建立了每周办公例会制度，并就如何办好2009年第十六届上海国际茶文化节进行了多次专题讨论和广泛调研。经过反复论证和征求各方意见，9月下旬，初步形成了《2009年第十六届上海国际茶文化节活动方案》（初稿）。上海国际茶文化节办公室主任、区文化局局长陈宏局长向闸北区区长周平、副区长花蓓汇报了《方案》（初稿）。明年茶文化节初定将于2009年4月17日在上海开幕，4月25日在安徽六安闭幕，共有三大板块10项活动。

　　作为2009年第十六届上海国际茶文化节重要活动之一的上海茶业交易会拟定于2009年4月18日~21日在上海农业展览馆举行。本次茶交会将有上海市农委加盟主办，成为新的合作伙伴。上海农展馆发展公司作为承办单位将参与会展的相关工作。上海国际茶文化节办公室专门到上海农展馆勘察场地，并与市农委经贸处、市农展馆等领导商谈有关办展事宜。之后，组委会办公室策划了《2009年第十六届上海国际茶文化节上海茶业交易会工作方案》（建议）和《招展函》（初稿），将进一步与市农委、市农展馆商讨展会的具体工作。

　　近日，上海国际茶文化节办公室主任、闸北区文化局局长陈宏局长带队专程赴云南西双版纳参加云南大益茶业集团考察普洱茶生产情况，就双方合作事项进行了洽谈。组委会办公室正在广泛收集茶企业资料，建立茶企业（单位）信息库，为建立长期的客户群和对外合作交流开辟了新的渠道。

　　明年茶文化节的筹备工作正逐步推进。以历代和当代茶与文学、美术、艺术为内容的《文明上海丛书·茶文化系列》第四集《艺茶馨文》一书正在紧张撰写中，将于明年茶文化节期间面世。同时开幕式文艺晚会、“茶道精神与和谐城市”论坛等活动方案正在策划制定中，筹备工作全面启动。